Règlements administratifs 2024 de la Fédération canadienne des archers Inc.

GÉNÉRALITÉS
1. Les présents règlements administratifs ont trait à la conduite générale des affaires de la Federation of Canadian Archers Inc. / Fédération Canadienne des Archers Inc., une corporation canadienne.
2. Les termes suivants sont définis comme suit dans les présents règlements administratifs :
a. Loi – La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, S.C. 2009, c.23, y compris les règlements élaborés en vertu de la Loi, et tout article ou règlements qu’on peut leur substituer, tels qu’amendés de temps en temps;
b. Statuts – les statuts de prorogations mis à jour de l’organisation;
c. Vérificateur – un expert-comptable, tel que défini dans la Loi, nommé par les membres par une résolution ordinaire à l’assemblée générale annuelle, responsable de vérifier les livres, comptes et dossiers de l’organisation pour en faire rapport aux membres à la prochaine assemblée générale annuelle;
d. Conseil d’administration – le conseil d’administration de l’organisation;
e. L’organisation – la Fédération canadienne des archers Inc.; enregistrée et opérant sous le nom de Tir à l’arc Canada;
f. Jours – Le nombre total de jours, peu importe qu’il s’agisse de fins de semaine ou de jours de congé;
g. Administrateur – une personne physique élue pour siéger au conseil d’administration, en vertu des présents règlements administratifs;
h. Administrateur indépendant – un administrateur qui n’a aucune obligation fiduciaire envers qui que ce soit dans le domaine du tir à l’arc au niveau provincial ou national, qui ne reçoit aucun avantage matériel direct ou indirect d’un tel organisme et qui est libre de tout conflit d’intérêts de nature financière, personnelle ou de représentation. À condition que la participation au sport du tir à l’arc ne soit pas la seule raison pour laquelle la personne n’est pas indépendante. Une personne qui n’est pas considérée comme indépendante selon les termes de cette définition sera considérée comme indépendante une fois qu’elle aura démissionné ou qu’elle aura mis fin à la circonstance qui donne lieu à la non-indépendance.
i. Membre – les organisations répondant à la définition de membre, en vertu des présents règlements administratifs;
j. Dirigeant – une personne physique nommée pour jouer le rôle de dirigeant de l’organisation, en vertu des présents règlements administratifs;
k. Résolution ordinaire – une résolution adoptée à la majorité des voix exprimées à propos de cette résolution;
l. Adhérent – les personnes physiques qui participent aux activités de l’organisation, tel que défini dans les présents règlements administratifs;
m. Résolution extraordinaire – une résolution adoptée par une majorité d’au moins les deux tiers des voix exprimées à propos de cette résolution.

3. Le siège de l’organisation est situé dans la province de l’Ontario, à une adresse déterminée par le conseil d’administration.

4. Sauf stipulé dans la Loi, le conseil d’administration est habilité à interpréter toute disposition des présents règlements administratifs qui est contradictoire, ambigüe ou peu claire, à condition qu’une telle interprétation cadre avec la déclaration d’intention de l’organisation telle que définie dans ses statuts.

LANGUES OFFICIELLES
5. Les langues officielles de Tir à l’arc Canada sont le français et l’anglais. Les documents et textes officiels doivent être rédigés en français et en anglais. Les présents règlements administratifs ont été élaborés en anglais, et la version française est une traduction. En cas de divergence d’interprétation entre ces deux versions, la version anglaise sera utilisée pour déterminer l’intention de l’auteur dans la version française..

ADHÉSIONS
6. L’organisation a une catégorie de membres, à savoir les organismes reconnus par l’organisation à titre d’unique organisme directeur du tir à l’arc dans chaque province ou territoire du Canada. Chaque membre choisit le délégué qui le représente aux assemblées des membres, à condition que ledit délégué soit adhérent dans le champ de compétence du membre en question. La qualité de membre de l’organisation n’est pas transférable.

7. Tous les membres acceptent de respecter les statuts, règlements administratifs, politiques, procédures, règles et règlements de l’organisation.

8. L’année d’adhésion correspond à l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre., et les cotisations et frais, ainsi que la date de leur paiement, sont déterminés de temps en temps par le conseil d’administration.

9. Une adhésion à l’organisation prend fin quand :
a. le membre est liquidé ou dissout;
b. le membre ne répond plus à la définition de membre stipulée à l’article 6;
c. le membre n’a pas payé sa cotisation, ses frais ou autres sommes dues à l’organisation à la date limite prescrite par l’organisation;
d. le membre démissionne de l’organisation par un avis écrit au président, auquel cas la démission prend effet à la date stipulée dans l’avis. Cependant un membre ne peut pas démissionner de l’organisation s’il est assujetti à une enquête ou à une mesure disciplinaire; ou
e. l’organisation est liquidée ou dissoute en vertu de la Loi.

10. Un membre peut aussi faire l’objet d’une mesure disciplinaire, d’une suspension ou d’une expulsion de l’organisation, imposée par le conseil d’administration pour la violation de toute disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques de l’organisation, à condition que ledit membre ait eu l’occasion d’expliquer son cas au conseil d’administration avant qu’une telle décision soit prise.

MEMBRES EN REGLE
11. Un membre de l’organisation est en règle s’il remplit les conditions suivantes :
a. N’a pas cessé d’être membre, conformément à la section 9 ou autrement précisé dans ces réglements administratifs;
b. N’a pas fait l’objet d’une suspension ou d’une exclusion, ni d’autres restrictions ou sanctions;
c. A rempli et remis tous les documents requis par l’organisation;
d. Respecte toujours les règlements administratifs, les politiques, les procédures, les règles et les règlements de l’organisation;
e. Ne fait pas l’objet d’une enquête, d’une mesure ou d’une sanction disciplinaire de la part de l’organisation ou, s’il a déjà fait l’objet d’une mesure disciplinaire, a rempli toutes les conditions de cette action ou sanction disciplinaire à la satisfaction du conseil d’administration;
f. A payé toutes les cotisations requises ou autres cotisations impayées à l’organisation, le cas échéant.
12. Les membres qui cessent d’être en règle peuvent voir leurs privilèges suspendus et n’auront pas le droit de voter aux assemblées des membres ni de bénéficier des avantages et privilèges de l’adhésion jusqu’à ce que le conseil d’administration soit convaincu que le membre a rempli les conditions pour être en règle, telles qu’énoncées ci-dessus.

ADHÉRENTS
13. Les adhérents de l’organisation sont les personnes physiques qui participent à des activités offertes, commanditées, soutenues, sanctionnées ou reconnues par l’organisation ou ses membres.
14. Les adhérents ne sont pas membres de l’organisation.
15. Les adhérents comprennent :
a. les athlètes;
b. les entraîneurs;
c. les officiels;
d. les clubs et autres organisations affiliées enregistrés auprès de l’organisation et d’un membre;
e. les administrateurs ou dirigeants de l’organisation;
f. les administrateurs ou dirigeants d’une membre de l’organisation;
g. les membres des comités de l’organisation ou un membre;
h. les autres personnes, y compris les bénévoles, à qui l’organisation a accordé le statut d’adhérent.
i. les personnes physiques reconnues précédemment pas l’organisation à titre de membres honoraires ou de membres à vie de l’organisation.
16. Dans tous les cas, ces personnes physiques doivent être inscrites à un club de tir à l’arc ou à un autre organisme affilliée, ou directement à l’organisation.
17. L’organisation maintiendra une politique qui déterminera les conditions d’inscription pour qu’un athlète, un entraîneur, un officiel, un membre du personnel de soutien de l’équipe ou une personne soit considéré comme un adhérent conformément à ces règlements administratifs;
Adhérent en règle
18. Un adhérent est en règle s’il remplit les conditions suivantes :
a. Respecte toujours les règlements administratifs, les politiques et les règles de l’organisation;
b. A rempli et soumis tous les documents requis par l’organisation et (ou) par le membre;
c. A effectué tous les paiements d’adhésion ou autres requis par l’organisation ou le membre pertinent ;
d. Ne fait pas l’objet d’une mesure disciplinaire ou, s’il a déjà fait l’objet d’une mesure disciplinaire, a satisfait à toutes les conditions;
e. N’est pas actuellement suspendu ou exclu ou n’a pas fait l’objet d’autres restrictions ou sanctions d’inscription à la suite d’une mesure disciplinaire de la part d’un organisme de sport ayant juridiction sur l’adhérent.

DISCIPLINE DES ADHERENTS
19. Un adhérent peut être suspendu ou résilié de l’organisation conformément aux présents règlements administratifs ou aux politiques de l’organisation. Une telle suspension ou résiliation sera en vigueur et applicable à tous les niveaux, y compris aux niveaux international, national, provincial, territorial et organisations affiliées.
20. Les frais d’inscription d’un adhérent suspendu ou résilié ne lui seront pas remboursés.
21. Un adhérent affecté par une décision du conseil d’administration ou par une décision prise en vertu des présents règlements administratifs ou d’une politique de l’organisation peut faire appel de cette décision conformément aux politiques de l’organisation.

ASSEMBLÉES DES MEMBRES
22. Les assemblées des membres comprennent les assemblées générales annuelles et les assemblées générales extraordinaires, qui ont lieu aux dates, heures et endroits déterminés par le conseil d’administration.
23. L’assemblée générale annuelle a lieu dans les quinze (15) mois suivant l’assemblée générale annuelle précédente, mais en aucun cas plus de six (6) mois après la fin de l’exercice précédent de l’organisation.
24. Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée n’importe quand par le président ou par une demande écrite des membres représentant au moins cinq (5) pour cent du nombre total de voix des membres. L’ordre du jour des assemblées générales extraordinaires se limite à la question pour laquelle l’assemblée a été convoquée.
25. Les assemblées des membres peuvent avoir lieu par téléphone, voie électronique, ou tout autre moyen de communication permettant à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant la réunion, si l’organisation rend disponible un tel moyen de communication.
26. N’importe quel membre ayant droit de vote à une assemblée des membres peut y participer par téléphone, voie électronique, ou tout autre moyen de communication permettant à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant la réunion, si l’organisation rend disponible un tel moyen de communication. Les personnes participant de cette manière à une assemblée sont considérées comme étant présentes à la réunion.
27. L’avis doit inclure la date, l’heure et l’endroit de la réunion, l’ordre du jour proposé, et des informations permettant aux membres de prendre raisonnablement des décisions informées. L’avis est transmis aux membres de la manière suivante :
a. par la poste, par messager ou en main propre, à chaque membre ayant le droit de vote à la réunion, pendant une période de 21 à 60 jours avant le jour auquel la réunion doit avoir lieu; ou
b. par téléphone, voie électronique, ou tout autre moyen de communication, à chaque membre ayant le droit de vote à la réunion, pendant une période de 21 à 35 jours avant le jour auquel la réunion doit avoir lieu; ou
c. par affichage sur le site Web de l’organisation, au moins trente (30) jours avant le jour auquel la réunion doit avoir lieu.
28. Les personnes physiques ayant droit s’assister à une assemblée des membres sont les délégués identifiés par chacun des membres pour exercer leur droit de vote, les autres représentants du membre que ce dernier autorise à être présents, les administrateurs, adhérents, vérificateurs et toutes les autres personnes physiques ayant droit d’assister à la réunion ou devant y assister en vertu d’une disposition quelconque de la Loi. Quiconque ou d’autre adhérents ne peut être admis à la réunion que sur invitation du président de l’assemblée ou par résolution ordinaire des membres à la réunion, mais ils n’ont pas droit de vote.
29. Les assemblées des membres peuvent être ajournées à n’importe quelle date, heure et endroit déterminés par le conseil d’administration, et les points à l’ordre du jour peuvent être traités à une telle assemblée ajournée, de la même manière qu’ils auraient pu l’être à l’assemblée initiale à laquelle un tel ajournement a eu lieu. Aucun avis n’est requis pour une assemblée ajournée.
30. Aux assemblées des membres, le quorum est une majorité des membres. Si le quorum est atteint au début de la réunion, mais que certains membres quittent la réunion si bien que le quorum n’est plus atteint, l’assemblée en question est néanmoins valable, et peut se poursuivre.
31. Chaque membre a droit à une voix. Aucune procuration n’est autorisée. Chaque question est décidée par résolution ordinaire, à moins que la Loi ou les présents règlements administratifs ne le stipulent autrement. En cas d’égalité des voix, la motion est rejetée.
32. À moins que la Loi ne le stipule autrement, la réunion est régie par la version la plus récente édition des règles de procédure de Robert.

GOUVERNANCE
33. Le conseil d’administration se compose des sept (7) administrateurs suivants : le président, le vice-président finance et administration, quatre administrateurs hors cadre et un administrateur des athlètes.
34. L’organisation reconnaît que la diversité des points de vue, des expériences et des formations permet au conseil d’administration de fonctionner de manière optimale, comme le prévoient les politiques de l’organisation. Pour promouvoir cette diversité, le conseil d’administration doit :
a. Être représentatif et inclusif de la communauté dans son ensemble et prendre en considération les personnes issues de groupes méritant l’équité;
b. Avoir au moins 40 % des administrateurs qui sont des administrateurs indépendants;
c. Ne pas avoir plus de 60 % d’administrateurs du même genre;
d. S’efforcer d’assurer une représentation géographique équitable au sein du conseil d’administration.
Qualification et admissibilité des administrateurs
35. Les qualifications et l’admissibilité des administrateurs sont déterminées conformément à la loi et aux présents règlements administratifs :
a. Toute personne âgée de 18 ans ou plus,
b. qui a le pouvoir légal de contracter,
c. qui est citoyen ou résident du Canada,
d. qui n’a pas été déclarée incapable par un tribunal au Canada ou dans un autre pays,
e. qui n’a pas le statut de failli,
f. qui ne fait pas l’objet d’une enquête criminelle ou n’a pas été reconnu coupable d’une infraction criminelle;
g. qui ne fait pas l’objet d’une sanction pour violation des règles antidopage ou d’une autre sanction disciplinaire imposée par un organisme sportif ayant autorité sur la personne,
Toute personne souhaitant devenir administrateur indépendant doit satisfaire aux conditions d’admissibilité indiquées à la section 1(h) de ces règlements intérieurs.Admissibilité de l’administrateur des athlètes
36. Pour être admissible à l’élection au poste d’administrateur des athlètes, une personne doit satisfaire aux exigences énoncées à l’article 35, être un athlète retraité d’une équipe nationale (retraité depuis au moins huit ans à compter de la date initiale de la nomination ou de l’élection) et être soutenue par une majorité simple du conseil des athlètes;

NOMINATIONS
37. Le comité des nominations de l’organisation, tel que décrit à l’article 60, proposera une liste de candidats à l’examen des membres. Les candidatures seront transmises aux membres vingt-et-un (21) jours avant l’assemblée extraordinaire ou annuelle au cours de laquelle les élections auront lieu. Les nominations provenant de l’assemblée ne sont pas autorisées.
38. Toute nomination d’une personne en vue d’une élection doit être accompagnée du consentement écrit du candidat et doit être soumise au bureau de l’organisation 30 jours avant l’assemblée annuelle.

ÉLECTIONS ET MANDAT
39 Élections et mandat
39.1 Ordre de l’élection des administrateurs – Les élections ont lieu dans le cadre de l’assemblée spéciale ou de l’assemblée générale annuelle dans l’ordre suivant :
a. Tous les quatre ans (les années impaires)
i. président
ii. deux (2) administrateurs hors cadre
iii. administrateur des athlètes
b. Tous les quatre ans (les années paires)
i. VP finances et administration
ii. deux (2) administrateurs hors cadre
c. Quand le conseil d’administration est composé d’administrateurs représentant plus de 60 % du même genre, une (des) élection(s) spécifique(s) au genre sera (seront) organisée(s) en dernier lieu pour élire un (des) candidat(s) masculin(s) ou féminin(s) en nombre suffisant pour satisfaire au critère de genre.
d. Le président du conseil d’administration est un administrateur indépendant et ne peut exercer cette fonction pendant plus de huit (8) ans.
39.2 Les élections aux postes de président, vice-président des finances et administration, ainsi que de représentant des athlètes sont organisées selon les critères suivants :
a. Une mise en nomination valide – le gagnant est proclamé par résolution ordinaire
b. Deux mises en nomination valides ou plus – le candidat ayant obtenu la majorité des voix est élu. En cas d’égalité ou d’absence de majorité, le candidat ayant reçu le moins de voix sera éliminé de la liste et un deuxième vote est organisé. Si l’égalité se produit de nouveau et s’il y a plus de candidats que de postes, le candidat ayant reçu le moins de voix est éliminé de la liste jusqu’à ce qu’on arrive au nombre approprié de candidats pour le poste ou qu’un gagnant soit proclamé.
39.3 Élections des administrateurs hors cadre et des administrateurs indépendants – les élections des administrateurs hors cadre et des administrateurs indépendants sont organisées de la manière suivante :
a. nombre égal de mises en nomination et de postes disponibles – les gagnants sont proclamés par résolution ordinaire
b. plus de mises en nomination que de postes disponibles – le candidat remportant le plus grand nombre de voix remplit le poste jusqu’à ce que tous les postes disponibles soient comblés. Dans le cas d’égalité pour le dernier poste disponible, un deuxième vote est organisé pour départager les candidats à égalité.
39.4 Le mandat des administrateurs est de quatre (4) ans et peut être renouvelé deux (2) fois, sauf décision contraire du comité des nominations quand il existe des raisons contraignantes de prolonger un mandat ou une limite de mandat;
a. Dans le cas du président, un mandat supplémentaire peut être effectué, ce qui permet de limiter la durée du mandat à douze (12) ans. Toutefois, le président ne peut pas occuper ce poste pendant plus de huit (8) ans.
b. Dans le cas d’un administrateur autre que le président qui siège au conseil d’administration de World Archery, il peut effectuer un mandat supplémentaire pour une durée maximale de douze ans.
** Toute période passée au sein du conseil d’administration avant le 31 décembre 2021 sera prise en compte dans la limite de cinq (5) ans. Toute période passée en tant que président avant le 31 décembre 2021 s’imputera sur la limite de t (8) ans en tant que président, jusqu’à un maximum de trois (3) ans.
40. Un administrateur peut démissionner du conseil d’administration n’importe quand sur présentation d’un avis de démission au conseil d’administration. Cette démission prend effet à la date à laquelle le conseil d’administration accepte la demande.
41. Le poste d’un administrateur devient automatiquement vacant si cet administrateur :
a. ne satisfait plus aux qualifications stipulées aux articles 35 ou 36 le cas échéant;
b. meurt.
42. Un administrateur peut être démis de ses fonctions par une résolution ordinaire des membres à une assemblée des membres, à condition que ledit administrateur en ait été avisé et ait eu l’occasion de se défendre à une telle assemblée. Si l’administrateur en question est démis de ses fonctions et occupe un poste de dirigeant, il sera automatiquement et simultanément démis de son poste de dirigeant.
43. Quand un poste d’administrateur devient vacant pour quelque raison que ce soit, le conseil d’administration peut nommer une personne physique qualifiée pour combler cette vacance pendant le reste du mandat du poste vacant.
44. Une réunion du conseil d’administration peut être convoquée par le président ou par une majorité des administrateurs.
45. Les avis de réunion du conseil d’administration doivent être donnés à tous les administrateurs au moins sept (7) jours avant la date prévue de la réunion. Aucun avis de réunion n’est requis si tous les administrateurs y renoncent, ou si les administrateurs absents consentent que la réunion soit tenue en leur absence.
46. À n’importe quelle réunion du conseil d’administration, le quorum est une majorité des administrateurs.
47. Le président a le droit de vote aux réunions.
48. Les réunions du conseil d’administration peuvent avoir lieu par téléphone, voie électronique, ou tout autre moyen de communication permettant à tous les participants de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant la réunion, si l’organisation rend disponible un tel moyen de communication. Le vote peut avoir lieu par téléphone, voie électronique, ou tout autre moyen de communication permettant à tous les participants de voter adéquatement, si l’organisation rend disponible un tel moyen de communication.
49. Mis à part ce qui est stipulé autrement dans la Loi ou les présents règlements administratifs, le conseil d’administration détient les pouvoirs de l’organisation, et il peut déléguer n’importe lequel de ses pouvoirs, tâches et fonctions. Plus particulièrement, le conseil d’administration :
a. approuve la vision, la mission, les valeurs, et l’orientation stratégique de l’organisation;
b. approuve les politiques et procédures servant à mettre en oeuvre les programmes et services de l’organisation;
c. assure la continuité de l’organisation en garantissant sa bonne santé financière;
d. engage, dans le cadre d’un contrat d’emploi, un directeur général chargé de gérer et de superviser l’exploitation de l’organisation;
e. maintient des relations positives avec les intervenants; et
f. examine les états financiers trimestriels non vérifiés dans les 60 jours suivant la fin d’un trimestre;
g. examine les états financiers annuels vérifiés dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice;
h. s’acquitte de temps en temps d’autres tâches pouvant être dans les intérêts supérieurs de l’organisation.

DIRIGEANTS
50. Les dirigeants de l’organisation sont le président, le vice-président des finances et administration, le secrétaire et directeur général. À l’exception du directeur général, qui est un employé de l’organisation, les dirigeants ont des mandats de quatre ans.
51. Le poste de secrétaire est détenu par le directeur général, à moins que le conseil d’administration n’en décide autrement. Le conseil d’administration nomme un secrétaire qui n’est pas nécessairement un administrateur. Le processus utilisé pour nommer le secrétaire comprend un vote des administrateurs, et est supervisé par le directeur général.
52. Les dirigeants ont les responsabilités suivantes :
a. le président est responsable de la supervision générale des affaires de l’organisation, préside les assemblées des membres et les réunions du conseil d’administration, est responsable des opérations du conseil d’administration, est le porte-parole officiel de l’organisation, et exécute d’autres tâches que le conseil d’administration peut de temps en temps lui confier;
b. le vice-président des finances et administration veille à ce que des dossiers comptables appropriés soient tenus tel que requis par la Loi, s’assure que toutes les sommes reçues par l’organisation soient déposées dans le compte bancaire de l’organisation, rapporte sur demande au conseil d’administration les transactions financières et la situation financière de l’organisation, et exécute d’autres tâches que le conseil d’administration peut de temps en temps lui confier;
c. le secrétaire est responsable des livres et procès-verbaux de l’organisation, ainsi que des documents et registres dont la tenue est exigée par la Loi. Le secrétaire donne ou fait donner avis de toutes les assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration, certifie les documents de l’organisation qui doivent être certifiés, et exécute d’autres tâches que le conseil d’administration peut de temps en temps lui confier;
d. le directeur général est le chef de la direction de l’organisation, et il est responsable des activités quotidiennes de l’organisation et de la supervision du personnel et des autres représentants de l’organisation, conformément aux dispositions de leur contrat de travail.
53. En plus des dirigeants élus, le conseil d’administration peut aussi confier des responsabilités de certains dossiers à des administrateurs spécifiques. Un administrateur peut se voir confier un dossier seulement ou plusieurs dossiers. Les dossiers incluent, sans s’y limiter :
a. Marketing et Communications
b. Haute performance
c. Développement
d. Tir à l’arc 3D
54. Le conseil d’administration peut de temps en temps, et en vertu de la Loi, limiter ou augmenter les pouvoirs et les tâches de n’importe quel dirigeant.

CONSEIL DES MEMBRES
55. L’organisation est dotée d’un conseil des membres, composé d’un représentant nommé par chaque membre. Le conseil des membres est responsable de maintenir des communications efficaces entre les membres et l’organisation, et de conseiller le conseil d’administration sur des sujets importants pour le développement du tir à l’arc sur les plans local, provincial et national. Le conseil des membres est une entité consultative, et les membres ou l’organisation ne sont pas liés par ses mesures ou par ses recommandations.

COMITÉS
56. Le conseil d’administration peut nommer les comités qu’il juge nécessaires à la bonne gestion des affaires de l’organisation, et il peut nommer les membres des comités, prescrire les tâches des comités, déléguer n’importe quel de ses pouvoirs, tâches ou fonctions à n’importe quel comité, sauf si la Loi ou les présents règlements administratifs l’interdisent. Le conseil d’administration établit le mandat écrit de tous les comités. Le rôle de tout comité est de recommander des éléments à l’approbation du conseil.
57. Le quorum de n’importe quel comité est la majorité de ses membres.
58. Si un poste devient vacant dans un comité, le conseil d’administration peut nommer une personne physique qualifiée pour combler cette vacance pendant le reste du mandat du comité. Le conseil d’administration peut démettre n’importe quel membre de n’importe quel comité.
59. Le conseil d’administration constitue, au minimum, les comités suivants :
a. Comité des nominations;
b. Comité de gouvernance et d’éthique;
c. Comité d’audit et des finances.
60. Un comité des nominations sera établi par le conseil d’administration et sera composé d’un nombre impair de membres. Il ne comprendra aucun administrateur candidat à l’élection et devra inclure une représentation appropriée du conseil d’administration (y compris des administrateurs indépendants).
a. Le comité des nominations est responsable, entre autres, de proposer les personnes recommandées pour l’élection des administrateurs par les membres. Les recommandations du comité des nominations ne sont pas soumises à l’approbation du conseil d’administration.
b. Les membres pourront aussi soumettre des candidatures conformément à la politique de nomination qui sera publiée par l’organisation suffisamment tôt avant les dates limites spécifiées pour permettre d’autres nominations.
61. Le président est membre d’office, sans droit de vote, de tous les comités de l’organisation.

CONFLIT D’INTÉRÊTS
62. Conformément à la Loi, tout administrateur, dirigeant, ou membre d’un comité qui a un intérêt, réel ou perçu, dans un contrat ou une transaction proposés avec l’organisation, doit respecter la Loi et la politique de l’organisation en matière de conflit d’intérêts en divulguant complètement et rapidement, au conseil d’administration ou au comité selon le cas, la nature et la portée d’un tel intérêt, et en s’abstenant de participer à tout vote ou d’intervenir dans tout débat ayant trait audit contrat ou à ladite transaction, en s’abstenant d’influencer toute décision relative audit contrat ou à ladite transaction, et en respectant toutes les autres exigences de la Loi en matière de conflit d’intérêts.

FINANCES
63. L’exercice (année financière) de l’organisation commence le 1er avril et se termine le 31 mars, ou couvre toute autre période que le conseil d’administration peut déterminer de temps en temps.
64. Les affaires bancaires de l’organisation sont gérées par une institution financière désignée par le conseil d’administration.
65. L’organisation doit envoyer à ses membres une copie des états financiers vérifiés au moins vingt-et-un (21) jours avant l’assemblée générale annuelle. Les états financiers annuels vérifiés sont publiés sur le site Web de l’organisation dans les six mois suivant la fin de l’exercice.
66. Les livres et dossiers de l’organisation exigés par la Loi ou les présents règlements administratifs doivent être obligatoirement et correctement tenus. Les membres du conseil d’administration ont accès aux procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et aux dossiers de l’organisation, et ils en reçoivent copie. Tous les autres livres et dossiers peuvent être consultés au siège de l’organisation, conformément à la Loi.
67. Le directeur général et un dirigeant quelconque sont habilités à signer tous les effets et contrats au nom de l’organisation. Le conseil d’administration peut nommer des signataires autorisés différents pour les chèques et autres documents bancaires, tel qu’il le juge approprié. Le conseil d’administration peut de temps en temps, par résolution, charger un administrateur ou un dirigeant de signer un effet ou un contrat spécifique au nom de l’organisation. Tout effet ou contrat signé ainsi liera l’organisation sans autre autorisation ou formalité.
68. L’organisation peut acquérir, louer, vendre ou disposer de quelque manière que ce soit de valeurs mobilières, terrains, immeubles ou autres biens, ou de tout droit ou intérêt connexe, pour quelque considération que ce soit et selon les modalités décidées par le conseil d’administration.
69. L’organisation peut investir, placer ou emprunter des fonds, selon les modalités décidées par le conseil d’administration.
70. Tous les administrateurs, dirigeants qui ne sont pas employés de l’organisation, et membres des comités servent l’organisation à ce titre sans rémunération et ne peuvent percevoir directement ou indirectement aucun profit découlant de leur poste; à condition que ces administrateurs, dirigeants ou membres des comités soient remboursés de dépenses raisonnables qu’ils ont encourues dans l’exercice de leurs tâches.

AMENDEMENTS DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS
71. Sauf en ce qui concerne les fins stipulées à l’article 57, les présents règlements administratifs peuvent être amendés ou abrogés par résolution ordinaire du conseil d’administration. Les administrateurs doivent soumettre aux membres l’amendement ou l’abrogation du règlement administratif à la prochaine assemblée des membres, et les membres peuvent, par résolution ordinaire, confirmer, rejeter ou modifier l’amendement ou l’abrogation du règlement administratif. L’amendement ou l’abrogation du règlement administratif prend effet à la date de la résolution des administrateurs. Si l’amendement du règlement administratif est confirmé, ou confirmé tel que modifié, par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été confirmé. L’amendement ou l’abrogation du règlement administratif cesse d’avoir effet s’il n’est pas soumis aux membres tel que décrit, ou s’il est rejeté par les membres.

MODIFICATIONS DE STRUCTURE
72. Conformément à la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les statuts ou les règlements administratifs de l’organisation à l’une des fins suivantes :
a. changer sa dénomination;
b. transférer le siège dans une autre province;
c. ajouter, modifier ou supprimer toute restriction quant à ses activités;
d. créer de nouvelles catégories ou de nouveaux groupes de membres;
e. modifier les conditions requises pour en devenir membre;
f. modifier la désignation de ses catégories ou groupes de membres ou ajouter, modifier ou supprimer tous droits et conditions dont ils sont assortis;
g. scinder une catégorie ou un groupe de membres en plusieurs catégories ou groupes et fixer les droits et conditions dont ils sont assortis;
h. ajouter, modifier ou supprimer toute disposition concernant le transfert des adhésions;
i. augmenter ou diminuer le nombre fixe, minimal ou maximal d’administrateurs prévu par la section 133 des statuts;
j. changer le libellé de sa déclaration d’intention;
k. changer la déclaration relative à la répartition du reliquat de ses biens après le règlement de ses dettes;
l. changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées;
m. changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l’assemblée sont autorisés à voter; ou
n. ajouter, modifier ou supprimer toute autre disposition que la présente loi autorise à insérer dans les statuts.

AVIS
73. Dans les présents règlements administratifs, avis signifie un avis donné par la poste, par messager, en main propre, par téléphone, par voie électronique ou par tout autre moyen de communication à l’adresse d’enregistrement de l’administrateur ou du membre, selon le cas.
74. La date d’avis est la date à laquelle l’avis est remis en main propre, le lendemain du jour où l’avis est donné par téléphone, par voie électronique ou par tout autre moyen de communication, deux jours après la livraison de l’avis par messager, ou cinq jours après l’envoi de l’avis par la poste.
75. L’omission accidentelle d’aviser un quelconque administrateur, dirigeant, membre d’un comité, ou vérificateur, ou la non-réception d’un quelconque avis par ces personnes si l’organisation a donné l’avis conformément aux présents règlements administratifs, ou toute erreur dans un avis n’affectant pas sa substance, ne peuvent pas invalider une mesure prise à une assemblée ou réunion pour laquelle cet avis a été donné.

INDEMNISATION
76. L’organisation doit indemniser et dégager de toute responsabilité, à même les fonds de l’organisation, tout administrateur ou dirigeant, et leurs héritiers, exécuteurs testamentaires et administrateurs, de et contre toute réclamation, exigence, mise en demeure ou coût pouvant découler du fait qu’il occupe le poste ou exécute les tâches d’administrateur ou de dirigeant.
77. L’organisation n’indemnisera aucun administrateur, dirigeant ou autre personne, pour des actes frauduleux, malhonnêtes ou de mauvaise foi.
78. L’organisation contractera et maintiendra en vigueur une assurance responsabilité pour les administrateurs et dirigeants, tel que le conseil d’administration l’aura approuvé.

ADOPTION DES PRÉSENTS RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS
79. Les présents règlements administratifs ont été ratifiés par une résolution extraordinaire des membres de l’organisation, à l’occasion d’une assemblée des membres dûment convoquée et tenue le 3 décembre 2024.
80. En ratifiant les présents règlements administratifs, les membres de l’organisation abrogent tous les précédents règlements administratifs de l’organisation, à condition qu’une telle abrogation n’altère pas la validité d’une quelconque mesure prise en vertu des règlements administratifs abrogés.