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Affichage de Poste: Directeur Administratif / Directrice Administrative, Tir à l’arc Canada

December 21, 2016
Affichage de Poste: Directeur Administratif / Directrice Administrative, Tir à l’arc Canada

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AFFICHAGE DE POSTE

Tir à l’arc Canada est à la recherche d'un directeur administratif ou d'une directrice administrative. Les détails du poste sont les suivants :

Emplacement : Ottawa, Ontario

Type de poste : À plein temps

Type d'emploi : Employé

Fourchette de salaire : de 65 000 à 75 000 dollars

Date d'entrée en fonctions : lundi 27 mars 2017

Date limite des demandes : vendredi 13 janvier 2017

Questions/Envoyez les demandes (lettre de présentation et curriculum vitae) par courriel à l'adresse suivante : Comité d'embauche

À l'attention de : M. Allan Wills

Président de Tir à l’arc Canada 

Courriel : president@archerycanada.ca

Site Web : www.archerycanada.ca 

Description de poste : Voir ci-dessous

Directeur administratif ou directrice administrative de Tir à l’arc Canada

Description de poste 

Tir à l’arc Canada (TAC) est l'organisme national directeur de sport du tir à l'arc au Canada. À ce titre, c'est l'organisme qui régit toutes les activités de tir à l'arc organisées au Canada, du niveau débutant à celui des Jeux olympiques et paralympiques et du Championnat du monde. Tir à l’arc Canada se compose d'associations provinciales et territoriales membres. Tir à l’arc Canada a environ 10 000 adhérents, et un budget annuel d'exploitation approximatif de 600 000 dollars. Son bureau national a actuellement deux employés à plein temps, et un employé à temps partiel, ainsi que deux employés de haute performance à contrat, à temps partiel (à l'extérieur du bureau).

Directeur administratif ou directrice administrative (DA) :

Le ou la DA est le cadre supérieur de l'Association, et il ou elle s'occupe des affaires quotidiennes de l'Association. Le ou la titulaire du poste devra avoir :

  • d'excellentes compétences en communications, aussi bien orales qu'écrites;
  • d'excellentes compétences en gestion, à savoir la gestion des ressources humaines, des ressources financières et des programmes;
  • d'excellentes compétences en organisation, à savoir l'établissement de priorités, la direction de bénévoles et de comités;
  • d'excellentes compétences en résolution de problèmes et en gestion d'enjeux;
  • la capacité de travailler de manière indépendante et de respecter des échéanciers serrés;
  • beaucoup de tact et un excellent jugement, ainsi qu'une forte capacité de collaborer avec divers partenaires et clients;
  • la capacité d'élaborer des rapports pertinents et concis, et des demandes de subventions et de financement;
  • d'excellentes capacités de négociation afin d'élaborer et de mettre en oeuvre des ententes légales avec les membres, les gouvernements et les individus;
  • de très bonnes compétences en évaluation, surveillance et révision de politiques et de programmes, ainsi que de leur mise en œuvre; et
  • Il est essentiel que le ou la titulaire parle couramment l'anglais. La capacité fonctionnelle de parler et d'écrire le français est un atout supplémentaire.

Portée de la responsabilité

Le ou la DA de Tir à l’arc Canada est responsable de, et (ou) supervise les activités suivantes :

a) Administration

  • Projets financiers, planification, comptabilité, rapports trimestriels et contacts réguliers avec le vérificateur;
  • Soumission de demandes de financement à Sport Canada, au programme À nous le podium, à l'ACE, au COC, au CPC, et à d'autres agences en fonction des besoins;
  • Logiciel de base de données des adhésions, comptabilité et rapport;
  • Initiatives de marketing, amorce et maintien de relations avec les commanditaires actuels;
  • Communications constantes avec les représentants, membres du personnel et bénévoles des associations nationale, provinciales et territoriales;
  • Élaboration du rapport annuel de TAC, et coordination de sa production et de sa diffusion;
  • Coordination des réunions, production et diffusion des procès-verbaux de tous les comités de TAC; et
  • Personne contact répondant aux demandes des médias.

b) Domaines techniques

  • Programme de haute performance;
  • Programme de développement des archers;
  • Programme de certification des entraîneurs;
  • Programme de certification des juges;
  • Comptabilité, projection budgétaire, enjeux corporatifs, marketing, adhésions en ce qui concerne spécifiquement les championnats canadiens en salle et en plein air, compilation et publication des résultats des tournois postaux en salle et en plein air, coordination de la production et de la distribution des médailles du Championnat canadien; et
  • Soutien aux événements et compétitions internationaux et canadiens, aux principaux Jeux multisports, et notamment aux Jeux olympiques ou paralympiques, aux championnats canadiens, aux Jeux d’hiver du Canada, et aux Jeux Invictus.

Le ou la DA est responsable de collaborer avec les bénévoles des comités de TAC, les associations provinciales et territoriales et les adhérents de TAC, afin d'élaborer, de coordonner, de mettre en oeuvre et d'évaluer des programmes reliés à la gouvernance, à la haute performance, aux athlètes, aux entraîneurs, aux juges, aux règlements, à l'organisation d'événements, au marketing, et à d'autres projets ou événements nationaux pouvant se produire de temps en temps.

Le ou la DA est membre d'office du conseil d'administration, et des comités de haute performance, de tir à l'arc 3D, des entraîneurs, des juges, ainsi que des comités organisateurs hôtes des championnats canadiens, et d'autres comités, tel que désignés par le président.

Le ou la DA assure la liaison avec d'autres organismes pour soutenir les activités de l'Association, et exécute les autres tâches requises en ce qui concerne la responsabilité fiscale, les questions corporatives et de marketing, la haute performance, l'entraînement, l'arbitrage et les événements nationaux.

Le ou la DA détient l'autorité adéquate pour exécuter les tâches requises par la gestion quotidienne de l'Association, conformément aux politiques, programmes et budgets en vigueur. Au-delà de ces limites, on s'attend à ce que le ou la DA demande conseil lorsque son niveau d'autorité ou de responsabilité n'est pas clair, et ses décisions doivent être approuvées par le président. Le travail du ou de la DA est évalué sur une base annuelle par le conseil d'administration (avec la contribution des présidents des comités et d'autres bénévole de niveau national lorsque le président le considère approprié).

Le ou la DA est reconnu(e) comme un(e) expert(e) dans le domaine du sport en général. On peut demander au ou à la DA d'exécuter d'autres tâches reliées à sa description de tâches, telles que stipulées dans les plans annuels de travail, ou tel que demandé par le président.

Le ou la DA relève directement du président, et lui soumet une série de priorités et de tâches dont ils doivent convenir. Le ou la DA tient à jour, et révise tous les mois, une liste de tâches en cours et courantes. Ces listes de tâches comprennent les heures d'opération du bureau national, sur une base hebdomadaire.

On pourra demander au ou à la DA d'assister à des réunions du conseil d'administration, à l'assemblée générale annuelle, et aux réunions du Conseil des membres provinciaux et territoriaux. Des rapports d'activité devront être soumis pour toutes ces réunions.

Priorités des tâches

La priorité des tâches du ou de la DA est (par ordre décroissant de priorité) :

  • la sécurité financière de TAC;
  • la planification;
  • le service à tous les comités de TAC, par l'entremise de leurs présidents respectifs;
  • le service aux dirigeants des APT membres de TAC;
  • les tâches administratives;
  • les communications avec les bénévoles de TAC et des APT, les membres de TAC, et les agences locales, provinciales, nationales et internationales, ainsi que privées, en soutien des activités de TAC;
  • la mis en oeuvre des programmes de TAC reliés au conseil d'administration, et aux comités de haute performance, de tir à l'arc 3D, des entraîneurs, des juges, ainsi que des événements nationaux; et
  • l'augmentation du nombre des adhérents.

Rôles et responsabilités

a)         Administration

  • Aider le conseil d'administration à mettre en oeuvre le plan stratégique;
  • Préserver la sécurité corporative, et assurer la liaison avec les ministères et agences gouvernementaux appropriés;
  • Tenir à jour le plan quadriennal, les politiques et procédures de TAC en vigueur; en communiquer les changements au conseil d'administration; fournir une contribution et des conseils en ce qui concerne la planification et la mise en oeuvre des activités de l'Association;
  • Contribuer à élaborer et à surveiller globalement les budgets d'administration et de programmes de TAC;
  • Assurer la liaison avec les gouvernements et les agences privées, en ce qui concerne les questions financières et les rapports financiers;
  • Être responsable des dépôts réguliers et de l'émission des chèques toutes les deux semaines, et de la conciliation mensuelle des comptes;
  • Produire les états financiers trimestriels et les communiquer au conseil d'administration;
  • Produire les états financiers vérifiés annuels et les rapports connexes pour l'assemblée générale annuelle;
  • Participer à l'élaboration des demandes de contributions à Sport Canada, à l'ACE et au COC;
  • Coordonner les arrangements de voyage et d'hébergement relatifs à l'AGA et aux réunions du conseil d'administration, et des comités de HP et 3D, et du Conseil des membres provinciaux et territoriaux;
  • Collaborer avec les présidents provinciaux des adhésions afin de tenir à jour la base de données des adhésions, de s'assurer qu'elles soient intégralement payées, et de les rapporter au président tous les mois et au courtier d'assurance tous les trimestres;
  • Communiquer tous les mois avec les clubs et les bénévoles par voie électronique;
  • Servir de plaque tournante des communications aux bénévoles à tous les niveaux et aux agences externes quand cela convient;
  • Tenir et mettre à jour un Directoire annuel des bénévoles et promouvoir les avantages des adhérents à TAC;
  • Nouer et maintenir de bonnes relations de travail avec les commanditaires individuels et corporatifs;
  • Suggérer des moyens créatifs d'augmenter les revenus et le nombre des adhérents;
  • Surveiller les activités et l'imputabilité fiscale de tous les membres des comités de TAC;
  • Assurer le suivi des tâches et actions des bénévoles, découlant des procès-verbaux des réunions;
  • Traiter toutes les informations qui parviennent à TAC sous quelque forme que ce soit, et les diffuser aux bénévoles pertinents; et
  • Aider à négocier et à surveiller les ententes de trois ans entre TAC ses associations provinciales et territoriales membres.

b)         Développement des archers

  • Promouvoir et être le leader de l'application du modèle de développement à long terme de l'athlète et de ses principes; l'appliquer aussi bien aux archers valides qu'aux para-archers;
  • Au cas où ils seraient approuvés pour les années à venir, aider l'expert-conseil de haute performance et les entraîneurs nationaux en fonction des besoins;
  • Aider les APT dans les domaines de la formation des entraîneurs et de leur développement professionnel;
  • Jouer le rôle de conseiller pour les comités de tir à l'arc 3D et de haute performance, dans la mise en oeuvre des priorités du plan stratégique de TAC en ce qui concerne le développement des athlètes;
  • Collaborer avec les entraîneurs des athlètes de haute performance afin d'assurer que leurs athlètes continuent à progresser;
  • Aider le comité de haute performance à élaborer et à mettre en oeuvre des procédures de sélection aux compétitions, et également, en ce qui concerne le soutien à la participation à des événements internationaux, en collaboration avec d'autres organisations comme le COC et le CPC, et les organismes internationaux de tir à l'arc comme la World Archery (WA), la World Archery Americas (WAA), le Comité international paralympique et d'autres organismes en fonction des besoins;
  • Aider les chefs d'équipe et entraîneurs désignés des équipes nationales en ce qui concerne l'inscription, la tenue de l'équipe, le voyage et l'hébergement de l'équipe.
  • Aider le coordonnateur de para-tir à l'arc de haute performance à élaborer, mettre en oeuvre et promouvoir le tir à l'arc pour les personnes ayant un handicap. L'aider pour les questions relatives à l'équipe nationale, comme la sélection, l'inscription, la tenue de l'équipe, le voyage et l'hébergement de l'équipe. Collaborer, pour le soutien à la participation à des événements internationaux, avec d'autres organisations (CPC, CWSA, Soldier On, etc.), et avec les organismes internationaux de tir à l'arc (World Archery, World Archery Americas, CPI, etc.);
  • Assurer la liaison avec d'autres organisations pour soutenir les opérations du programme de haute performance;
  • Aider la coordonnatrice des records de TAC à mettre à jour la liste des records canadiens et à effectuer les communications de félicitations;
  • Aider le ou la bénévole chargé(e) de la distribution des prix de la World Archery;
  • Effectuer d'autres activités qui contribuent au développement des athlètes et des entraîneurs; et
  • Effectuer d'autres tâches et activités, telles que déléguées par le président.

c)         Formation des entraîneurs

  • Aider le président du comité des entraîneurs de TAC à assurer la liaison avec les coordonnateurs des entraîneurs des associations provinciales et territoriales;
  • Aider le président du comité des entraîneurs de TAC à diriger, planifier et coordonner le Programme national de certification des entraîneurs (PNCE) de TAC;
  • Jouer le rôle de conseiller pour le comité des entraîneurs pour la mise en oeuvre et la réalisation des priorités du plan stratégique en ce qui concerne la formation des entraîneurs;
  • Assurer la liaison avec l'Association canadienne des entraîneurs relativement aux opérations du programme de formation des entraîneurs et des questions budgétaires connexes;
  • Aider le président du comité des entraîneurs de TAC à tenir à jour les manuels techniques et pour les formateurs d'entraîneurs, ainsi que les autres ressources pédagogiques; et
  • Coordonner le voyage et l'hébergement aux événements internationaux de formation des entraîneurs.

d)         Formation des juges

  • Conseiller le président du comité des juges en ce qui concerne la mise en oeuvre et la réalisation des priorités du plan stratégique en relation avec la formation des juges;
  • S'assurer que les arrangements de voyage et d'hébergement appropriés soient bien effectués pour les juges canadiens nommés pour arbitrer à des compétitions nationales et internationales;
  • Aider le président du comité des juges à tenir à jour les dossiers de certification et de promotions;
  • Aider à la mise en oeuvre des activités et des communications du comité des juges; et
  • Aider les bénévoles à produire et à publier le livre de règlements de TAC tous les deux ans.

e)         Compétitions et événements

  • Jouer le rôle de conseiller pour le vice-président du développement et les comités organisateurs hôtes des championnats canadiens afin de les aider à organiser efficacement des championnats, des épreuves de sélection des équipes et des programmes de tournois postaux couronnés de succès;
  • S'assurer que les contrats avec les comités organisateurs hôtes sont signés et respectent les manuels d'organisation en vigueur;
  • Au nom des bénévoles, assurer la liaison avec les organisations internationales et nationales et la WA et la WAA, et diffuser les informations; et
  • Aider les gérants des équipes à s'assurer que les arrangements financiers, de voyage et logistiques appropriés sont effectués pour les Canadiens qui participent aux événements internationaux désignés.